هدف از تدوين اصول و دستورالعملها، يكدست سازي اسامي اشخاص، احزاب و سازمان ها در نمايه سازي اسناد، مقالات، عكسها و مصاحبه ها مي باشد. اين كار بخصوص در مورد نامها و اسامي افرادي كه در آستان قدس رضوي فعاليت داشته يا بطريقي با آن در ارتباط بوده اند مؤثر مي باشد بنحوي كه با ساختن نام مستند، يعني گزينش و كاربرد شكلي ثابت و يكسان از نام، از تنوع و گوناگوني اسامي جلوگيري مي شود. براي فراهم آمدن امكان دسترسي آسانتر نيز از شقوق ديگر نام و اسامي به شكل منتخب شناسه ارجاع داده مي شود. بنابراين براي پرهيز از تشتت و تسهيل كار مستندسازي، اسامي را مي توان به گروههاي زير تقسيم كرد و براي هر يك قواعد ويژه در نظر گرفت.
1- نامهاي ايراني
1-1- پيش از اسلام يا به سنت پيش از اسلام
1-2- بعد از اسلام تا آغاز قرن 14 هجري قمري
1-3- بعد از 1304 شمسي (1344 هجري قمري)
2- نامهاي غير ايراني
3- نامهاي گروههاي خاص
3-1- اسامي سادات
3-2- توليت هاي آستان قدس رضوي
3-3- اسامي داراي مُهر
3-4- شاهان
3-5- شاهزادگان
3-6- ملكه ها
3-7- پيامبران
3-8- امامان و امامزاده ها
3-9- زنان
3-10- ساير گروههاي خاص
4- تاريخ تولد و وفات
5- احزاب و جمعيتها
6- سازمانها و مؤسسات
نامهاي اين دوره گاه يك عنصري است، مانند زردشت، بزرگمهر، … ، گاه نام پدر نيز بر نام شخص افزوده مي شود، مانند بهرام پژدو، در برخي موارد نيز عنصر دوم لقب شخص است ، مانند: بهرام چوبين.نامهاي اين عهد به استثناي شاهان كه موردشان در بخش شاهان بيان خواهد شد، عيناً شناسه قرار مي گيرد. مانند: زردشت بهرام پژدو. بديهي است در مواردي كه احتمال مي رود خواننده به جزء ديگري از نام نگاه كند، بايد از آن جزء به شكل انتخاب شده ارجاع داد، مانند:
بهرام پژدو، زردشت نك زردشت بهرام پژدو
پژدو، زردشت بهرام نك زردشت بهرام پژدو
معيار گزينش شكل مناسب نامهاي اين دوره براي آنكه شناسه قرار گيرد، اسم اشهر است. مشهورترين نام از نامهاي متعدد يك شخص يا شناخته ترين شكل از نام را نام اشهر گويند. شرح تعيين چگونگي نام اشهر در صفحات بيست و سه الي بيست و چهار مقدمه كتاب فهرست مستند اسامي مشاهير و مؤلفان آمده است.
نام اشخاص در همه موارد جز در مواردي كه نام اشهر با نام كوچك آغاز مي شود، به صورت "مقلوب" آورده مي شود، يعني روال عادي و طبيعي اش "قلب" مي شود. نخست شهرت يا نام اشهر و سپس بعد از نشانه ( ، ) نام كوچك و بعد در صورت لزوم و امكان كلمه ابن (بدون همزه به صورت بن) و نام پدر مي آيد. مانند:
هروي، محمد بن علي، 372 - 433 ق.
در مواردي كه نام شخص با لقبش بيش از حد عادي پيوند يافته باشد، لقب بر نام كوچك افزوده مي شود، مانند:
حافظ، شمس الدين محمد، - 792 ق.
بديهي است در مواردي كه نام اشهر با نام كوچك (يا كنيه و لقب) آغاز مي شود، بين اجزاء و عناصر آن نشانه اي قرار نمي گيرد و فقط پس از پايان نام نشانه (،) گذاشته مي شود تا پس از آن تاريخ تولد و وفات قرار گيرد، مانند:
ناصر خسرو، 394 - 481 ق.
رشيد الدين فضل الله، 648؟ - 718 ق.
حالات گوناگون نام اشهر به قرار زير مي تواند باشد:
1- القاب و مناصب: هرگاه شخصي به لقبي معروف باشد يا داراي منصب مهمي باشد، آن لقب يا منصب به عنوان اسم اشهر برگزيده مي شود. لقب يا منصب(اسم اشهر) + اسم كوچك + بن + نام پدر + شغل + تاريخ تولد و وفات
مانند: مقتدر التوليه، محمد تقي بن علي، امين ضريح
اگر شخص گذشته از لقب و منصب داراي نام خانوادگي بود، نام خانوادگي بدنبال لقب يا منصب مي آيد و از نام خانوادگي به لقب يا منصب ارجاع تهيه مي شود. مانند:
آصف الدوله شاهسون، غلامرضا، متولي باشي آستان قدس رضوي
X شاهسون، غلامرضا، متولي باشي آستانه
القاب و مناصب ذكر شده در صفحه 240 و 241 كتاب تاريخ آستان قدس تاليف علي موتمن (ضميمه 9) و همچنين القابي كه با آن برخورد خواهيم كرد بعنوان اسم اشهر انتخاب مي شوند.
لازم به ذكر است، در صورتي كه اسم اشهر يا لقب شخصي با توجه به اسناد آستان قدس رضوي مشهورتر از اسم اشهر يا لقب بكار رفته براي آن شخص در كتاب فهرست مستند اسامي مشاهير و مولفان يا ساير منابع تاريخي باشد؛ ملاك انتخاب، اسم اشهر يا لقبي است كه در اسناد آستان قدس رضوي مشاهده مي شود. براي نمونه در فهرست مستند اسامي مشاهير و مولفان يزداني شيرازي، عبدالوهاب بجاي آصف الدوله شيرازي بكار رفته است. با توجه به كاربرد فراوان آصف الدوله در اسناد آستان قدس رضوي و عدم تكرار حتي يكبار لقب يزداني شيرازي، اسم اشهر آصف الدوله شيرازي انتخاب مي شود.
آصف الدوله شيرازي، عبدالوهاب بن محمد جعفر، متولي باشي آستان قدس رضوي، 1242-1304ق.
X يزداني شيرازي، عبدالوهاب، والي خراسان
نصيرالدوله، عبدالوهاب، متولي باشي آستانه
شيرازي، عبدالوهاب، متولي باشي آستانه
در خصوص برخي از افراد كه داراي دو يا چند لقب يا منصب هستند از ساير القاب و مشاغل به لقب يا شغل اشهر ارجاع تهيه مي شود. براي مثال در مورد تعدد القاب عبدالحسين بن محمد مهدي رضوي، ركن التوليه، نقيب الاشراف، سركشيك اول اينگونه عمل مي شود:
ركن التوليه رضوي، عبدالحسين بن محمد مهدي، سركشيك اول
X نقيب الاشراف، عبدالحسين، سركشيك اول
رضوي، عبدالحسين، سركشيك اول
ميرزا عبدالحسين، سركشيك اول
در خصوص تعدد مناصب و مشاغل عبدالعلي بن محمد كاظم رضوي، نظام التوليه، سركشيك چهارم، فراش ضريح اينگونه عمل مي شود:
نظام التوليه رضوي، عبدالعلي بن محمد كاظم، سركشيك چهارم
X نظام التوليه، عبدالعلي، فراش ضريح
رضوي، عبدالعلي، فراش ضريح
رضوي، عبدالعلي، سركشيك چهارم
در خصوص شماره كشيك هايي كه بصورت عربي نوشته شده است بصورت فارسي نوشته مي شوند. مانند:
كشيك دوم بجاي كشيك ثاني
كشيك سوم بجاي كشيك ثالث
كشيك چهارم بجاي كشيك رابع
كشيك پنجم بجاي كشيك خامس
تبصره - در خصوص مشاغل آستان قدس رضوي از بكار بردن كلمات آستانه، آستانه مقدسه، آستان قدس رضوي در انتهاي شغل پرهيز مي شود؛ بجز متوليان كه در ادامه بيان خواهد شد.
2- در خصوص اسامي كه متشكل شده از كلمات ميرزا، آقا، خان، جان، بزرگ، كوچك، بابا، باشي، ملا ، مير … و بدون هيچ نشانه ديگري ذكر شده اند خود كلمه بدون هيچ تغييري بعنوان اسم اشهر انتخاب مي شود. مانند:
آقا باشي، آقا كوچك، آقا جان، ميرزا آقا خان، ميرزا آقا، حاجي آقا، ميرزا بابا، ميرزا حاجي آقا، آقا ميرزا، ميرزا، ملا آقا، مير
- در مواردي كه بنوعي اسم اشهر مشخص بود كلمات سيد، ميرزا، خان، جان، حاجي، شيخ، ملا، آخوند، استاد و … حذف مي شوند.
- درخصوص اسامي كه اسم كوچك فرد به همراه لقب يا منصب پدرش ذكر شده و هيچ نشانه ديگري جهت شناسائي ندارد؛ مانند دو نمونه زير عمل مي شود:
عبدالرضا بن صاحب نسق، خادم
علي بن اعتماد التوليه، خادم
- اسامي كه داراي هيچگونه علامت شناسايي از قبيل لقب، سيادت، منصب، شغل و … نيستند، شناسه قرار نمي گيرند مگر اينكه با توجه به محتواي سند و اينكه وي كار مهمي انجام داده يا كار مهمي توسط آستان قدس رضوي براي وي انجام شده و به تشخيص نمايه ساز بعنوان شناسه تعيين شود. مانند: ميرزا محمد علي
- اسامي زوار و فقرايي كه مهم تشخيص داده نمي شوند و بلحاظ وابستگي به آستان قدس جايگاهي ندارند و بدون هيچ نشانه ديگري ذكر شده اند شناسه قرار نمي گيرند. در عوض توصيفگر هاي زوار، فقراء، اعراب، تركها و … جهت نشان دادن محتواي سند ارائه مي شود.
- اسامي زوار، همچنين نيازمنداني كه كمكي از آستان قدس رضوي دريافت نموده اند و با القابي از قبيل حضرت، جناب، حضرت مستطاب و … مشخص شده اند شناسه قرار مي گيرد.
3- از حالات گوناگون اسم اشهر ممكن است شغل باشد. مانند: عطار، بزاز، دباغ، حكيم باشي، عكاس باشي و …
تبصره - مشاغل آستان قدس رضوي مانند خادم، خادم باشي، سركشيك و … بعنوان اسم اشهر انتخاب نمي شوند.
- از ديگر حالات گوناگون اسم اشهر ممكن است منسوب به مكان باشد مانند سبزواري، كربلائي، مشهدي و … يا ممكن است قوم و قبيله اي باشد مانند: قريشي، ترك، عرب و… مانند: سبزواري، علي
زماني كه همراه اسم كوچك، نام دو يا چند مكان يا نسب و نژاد و … باشد عنصر آخر بعنوان اسم اشهر پذيرفته مي شود و براي اشكال ديگر ارجاع تهيه مي شود. براي مثال شناسه علي ترك تبريزي مي شود:
تبريزي، علي
X ترك، علي
ترك تبريزي، علي
يا در مورد مشهدي علي شيرازي شناسه مي شود:
شيرازي، علي
X مشهدي، علي
شيرازي، مشهدي علي
جهت ملاحظه ديگر حالات گوناگون اسم اشهر مي توان به صفحه بيست و چهار و بيست و پنج مقدمه فهرست مستند اسامي مشاهير و مؤلفان (ضميمه 10) مراجعه نمود.
از اين سال به بعد داشتن نام خانوادگي قانوناً الزامي مي شود. نامهاي اين دوره غالباً از نام كوچك يك يا دو عنصري و نام خانوادگي يك عنصري و گاه دو يا سه عنصري تشكيل مي شود. زماني كه تشخيص و تميز نام كوچك و نام خانوادگي امكان پذير است، براي شناسه نويسي نام را مقلوب مي كنيم و در آغاز نام خانوادگي و سپس بعد از قرار دادن يك ويرگول (،) نام كوچك را مي آوريم.
در مواردي كه نام از سه عنصر يا بيشتر تشكيل شده و امكان تشخيص اين كه عنصر مياني جزو نام كوچك است يا جزو نام خانوادگي، براي مستندساز موجود نبوده است، عنصر آخر به مثابه نام خانوادگي پذيرفته مي شود و از شكل ديگر ارجاع داده مي شود، مانند: محمد مسعود پرتوي، كه شناسه آن چنين است: پرتوي، محمد مسعود و از شكل مسعود پرتوي، محمد به شناسه ارجاع داده مي شود.
هرگاه نام كوچك در آثار يا منابع به صورت اختصاري آمده باشد، به همان شكل آورده مي شود. مانند: پ. ملكي، كه شناسه آن چنين است: ملكي، پ.
هنگامي كه شخص به نامهاي ديگر نيز مشهور باشد، يا براي خود نام مستعار و يا تخلص هم برگزيده باشد، از اين گونه نامها به نام اصلي ارجاع داده ميشود، مانند:
شاملو، احمد، 1304 -
صبح، ا. نك شاملو، احمد، 1304 -
هرگاه شخص نام مستعار يا تخلص يا نام قلمي يا صورت خاصي از نام خود را برگزيند و هميشه همان را به كار برد، اين شكل برگزيده شده شناسه قرار ميگيرد، مانند:
نيما يوشيج، 1274 - 1338. (مستعار)
اسفندياري، علي نك نيما يوشيج، 1274 - 1338.
تبصره - شغل افراد شاغل در آستان قدس رضوي بهر نحو، بعد از سال 1304 شمسي (1344 هجري قمري) در اسم مستند افراد اين دوره به بعد، ذكر نمي شود. لازم به ذكر است متوليان آستان قدس رضوي از اين قاعده مستثني مي باشند.
شرح چگونگي تعيين شناسه نامهاي عربي و پروردگان سنت اسلامي و ساير نامهاي غير ايراني در صفحات چهارده الي هفده مقدمه "فهرست مستند اسامي مشاهير و مؤلفان" آمده است.
3-1- اسامي سادات: در شكل سرشناسه نام اشخاص، سعي شده است سيادت منسوبان به اهل بيت عصمت و طهارت (ع) قبل از نام كوچك آنان قيد و بدين وسيله، اصالت موضوع حفظ گردد.
اسامي سادات تا آغاز قرن 14 هجري قمري (1344 ق يا 1304 ش) : اگر شخص ساداتي لقب يا اسم اشهر داشت ابتدا لقب يا اسم اشهر، سپس سيادت وي آورده مي شود و از ساير اشكال به اسم مستند ارجاع داده مي شود. لقب يا اسم اشهر+ سيادت+ اسم كوچك+ بن+ نام پدر+ شغل و منصب+ تاريخ تولد و وفات. بعنوان نمونه:
ارفع التوليه حسيني، محمد، فراشباشي كشيك اول
X حسيني، محمد، فراشباشي كشيك اول
ميرزا محمد، فراشباشي كشيك اول
شريف حسيني، محمد حسين، ناظر دارالشفاء
X حسيني، محمد حسين، ناظر دارالشفاء
در مواردي كه هيچ نشانه ديگري وجود نداشته باشد عبارات مجد السادات، حسام السادات و … مي توانند بعنوان اسم اشهر قرار گيرند و نام كوچك بدنبال آن آورده شود. مانند:
مجدالسادات، محمد مهدي
حسام السادات، علي
اسامي سادات بعد از 1304 شمسي (1344 هجري قمري): مانند مستند سازي اسامي بعد از سال 1304 شمسي، مكتوب در بند 1-3- عمل شود.
3-2- توليت هاي آستان قدس رضوي:
براي مستند سازي اسامي متوليان آستان قدس رضوي به شيوه القاب عمل مي شود. در صورتي كه علاوه بر لقب، سيادت هم وجود داشته باشد، سيادت بعد از لقب مي آيد و از سيادت به شناسه ارجاع تهيه مي شود.اسم اشهر (لقب) + سيادت + نام كوچك + بن+ نام پدر + شغل و منصب + تاريخ تولد و وفات
مانند:
ظهيرالاسلام حسيني، جواد بن زين العابدين، متولي باشي آستان قدس رضوي، 1300-1381ق.
X حسيني قزويني، جواد بن زين العابدين، متولي باشي آستان قدس رضوي
لازم به ذكر است جهت معرفي منصب توليت آستان قدس رضوي، عبارت مصطلح هر دوره تاريخي انتخاب مي شود.
براي دوره صفويه عبارت متولي آستان قدس رضوي بكار برده مي شود. مانند:
قاضي السلطان حسيني، محمد، متولي آستان قدس رضوي
X حسيني، محمد، متولي آستانه
در دوره قاجاريه توليت آستان قدس رضوي با عبارت متولي باشي آستان قدس رضوي آورده مي شود. مانند:
طباطبائي نائيني، مرتضي قلي، متولي باشي آستان قدس رضوي
در خصوص دوره پهلوي عبارت نايب توليت آستان قدس رضوي آورده مي شود. اگر وي استاندار نيز بوده باشد، از آن ارجاع تهيه مي شود. مانند:
وليان، عبدالعظيم، نايب توليت آستان قدس رضوي، 1302 -
X وليان، عبدالعظيم، استاندار خراسان، 1302 -
بعد از انقلاب و برقراري نظام جمهوري اسلامي عبارت توليت آستان قدس رضوي آورده مي شود. مانند:
واعظ طبسي، عباس، توليت آستان قدس رضوي
X طبسي، عباس، توليت آستان قدس رضوي
با توجه به اينكه در دوران قاجاريه منصب نايب التوليه علاوه بر منصب متولي باشي وجود داشته، و اشخاصي را با همين عنوان در اسناد آستان قدس رضوي مشاهده مي نمائيم، عين عبارت "نايب التوليه آستان قدس رضوي" را براي آنها بكار مي بريم. مانند:
حسيني، بدرالدين، نايب التوليه آستان قدس رضوي
پس از ذكر مستند اسامي سادات يا القاب يا هر اسم مستند ديگر، در صورت وجود مهر، در انتهاي اسم مستند كلمه "مُهر" در داخل پرانتز و بدون ذكر تاريخ مهر نوشته مي شود. مانند:
ركن التوليه رضوي، عبدالحسين بن محمد مهدي، سركشيك اول (مُهر)
مقتدر التوليه، محمد تقي بن علي، امين ضريح(مُهر)
در صورت عدم شناسايي مهرهايي كه داراي نام، لقب، منصب و شغل يا اسامي متفرقه باشند عين عبارت مهر نوشته و كلمه مهر در داخل پرانتز بدون ذكر تاريخ آورده مي شود. مانند:
امين دفتر(مهر)
خان جان(مهر)
علي اكبر(مهر)
بعد محمد علي اكبر است(مهر)
1- جلوگيري از پراكندگي و تكرار اسامي افراد بدليل متفاوت بودن تاريخ حك شده در مهرها
2- بسياري از افراد (پدر، پسر، نوه) از يك مهر استفاده مي كرده اند، بنابراين ذكر تاريخ مهر ها محقق را به گمراهي و اشتباه مي كشاند لذا تاريخ ذكر شده در مهر نمي تواند ملاك قرار گيرد.
3- تاريخ ذكر شده در سند ملاك شناسايي و تشخيص موقعيت شخص است كه در زمان مهر و امضاي سند زنده و مشغول به كار بوده نه تاريخ حك شده در مهر.
همواره نام كوچكشان شناسه قرار مي گيرد و نام خانوادگي كلاً حذف مي شود (مگر در مورد شاهان ايراني كه نام دودمان يا سلسله به نام كوچك اضافه مي شود) و عنوان خاص هر يك مانند شاه، امپراتور، حاكم، امير، والي، خديو بعد از آن مي آيد. كليه القاب از نام حذف مي شود و در صورت لزوم از نام و لقب و يا آنچه كه ممكن است به آن مشهور باشد، به شكل گزيده نام او ارجاع داده مي شود، لازم بذكر است در مورد برخي شاهان كه ارجاعات مورد نظر ما در كتاب فهرست مستند اسامي مشاهير و مولفان نيامده است ارجاعات مورد نظر افزوده مي شود، مانند:
ناصرالدين قاجار، شاه ايران، 1247 - 1313ق.
X قاجار، ناصرالدين شاه
ناصرالدين شاه
مثال در مورد افزودن ارجاعي جديد:
خسرو ساساني اول، شاه ايران ، - 571.
X انوشيروان عادل
انوشيروان ساساني
خسرو انوشيروان(در فهرست مستند اسامي مشاهير و مولفان نيامده است)
الف) شاهزادگان قديم تا پايان عصر قاجار : نام كوچك شاهزادگان شناسه قرار مي گيرد. در مورد شاهزادگان ايراني نام سلسله نيز به نام كوچك افزوده مي شود. همچنين القابي چون شاهپور، شاهدخت و وليعهد نيز حذف مي شود.
هرگاه نام اشهر غلبه داشته باشد، اين نام برگزيده مي شود. مانند:
اعتضاد السلطنه، عليقلي بن فتحعلي، 1234 - 1298 ق.
اگر نام كوچك وجه غالب در شهرت ايشان بوده است و يا اصولاً لقبي از جانب شاه وقت، به آنها داده نشده است(همچون تعدادي از فرزندان فتحعلي شاه قاجار) نام كوچك با پسوند "ميرزا" سرشناسه قرار مي گيرد. نظير:
ملك قاسم ميرزا
امام ويردي ميرزا
ناگفته نماند كه كاربرد واژه "ميرزا" پس از نام كوچك (و نه قبل از آن) بويژه در عصر قاجار، نشان شهزادگي بوده است.
ب) شاهزادگان دوره پهلوي: نام كوچك + نام سلسله+ عنوان (شاپور ايران، شاهدخت ايران، وليعهد،) + تاريخ تولد و وفات در سرشناسه مبنا قرار مي گيرد. نمونه:
اشرف پهلوي، شاهدخت ايران
الف) ملكه ها تا پايان دوره قاجاريه: نام كوچك به اضافه عنوان آنها شناسه قرار مي گيرد. نمونه:
مهد عليا، ملكه، همسر محمد قاجار، شاه ايران، 1220 - 1290 ق.
ب)ملكه هاي دوران پهلوي: بعد از ذكر نام كوچك، نام خانوادگي مي آيد و كلمه ملكه حذف مي شود. مانند:
فرح ديبا، همسر محمد رضا پهلوي، شاه ايران، 1317 -
3-7- پيامبران: نام كوچك پيامبران شناسه قرار مي گيرد و كلمه "پيامبر" به آن افزوده مي شود، مانند:
محمد(ص)، پيامبر اسلام، 53 قبل از هجرت - 11ق.
يونس، پيامبر
3-8- امامان، امامزادگان: نام كوچك همراه با نام پدر شناسه قرار مي گيرد و در پايان آن براي ذكور نشانه (ع) و براي اناث نشانه (س) مي آيد. مانند:
علي بن ابي طالب (ع)، امام اول،23 قبل از هجرت - 40ق.
ميرمحمد بن موسي (ع)
سكينه بنت حسين (س)، 47 - 117ق.
همچنين نشانه (ع) و (س) براي خانواده پيامبر اسلام نيز بكار مي رود. مانند:
جعفر بن ابي طالب (ع)، 33 قبل از هجرت - 8ق.
خديجه بنت خويلد (س)، 3 قبل از هجرت - 68ق.
3-9- زنان:
الف) در دوره قاجاريه: مانند مستند سازي مردان عمل ميشود فقط بجاي "بن" كلمه "بنت" آورده مي شود. مانند:
اشرف السلطنه، عزت ملك بنت امام قلي، خادمه ضريح، - 1334 ق.
X اشرف السلطنه، عزت ملك بنت امام قلي، همسر نايب التوليه، -1334 ق.
ب) بعد از 1304 ش (1344 ق): شناسه زنان ايراني حتي اگر متاهل باشند نام خانوادگي پدري خود آنهاست. مانند: ثامني، سوسن
درمواردي كه نام از سه عنصر يا بيشتر تشكيل شد و امكان تشخيص اينكه عنصر مياني جزو نام كوچك است يا جزو نام خانوادگي، براي نمايه ساز موجود نبوده است، عنصر آخر به مثابه نام خانوادگي پذيرفته مي شود و از شكل ديگر ارجاع داده مي شود.
غلامي، سعيده ندا
X ندا غلامي، سعيده
شرح چگونگي تعيين شناسه رؤساي حكومتها، پاپها و قديسان در صفحه هجده و نوزده مقدمه كتاب فهرست مستند اسامي مشاهير و مؤلفان آمده است.
در همه موارد پس از كامل شدن نام و قرار دادن نشانه ( ، ) در انتهاي آن تاريخ تولد و وفات شخص از راست به چپ افزوده مي شود و اين دو تاريخ با نشانه (- ) از يكديگر متمايز مي شوند.
در مواردي كه دقيقاً نتوان تاريخ تولد يا وفات شخص را تعيين كرد، قرني كه بيشتر زندگاني و دوره شكوفايي اش در آن بوده، ذكر مي شود. مانند:
شفيع، رضي بن محمد، قرن 12ق.
X رضي بن محمد شفيع
هرگاه تاريخ تولد يا وفات فردي در منابع مختلف، متفاوت باشد بايد جانب قولي را گرفت كه اكثر منابع برآنند. البته درجه وثوق و اعتبار هر منبع را نيز نبايد از نظر دور داشت. در مواردي كه نمي توان تصميمي قاطعانه گرفت، بهتر است كه تاريخ محتمل تر را با نشانه (؟) ذكر كنيم. انواع تاريخهاي بكار رفته به قرار زير است:
1) تاريخ ميلادي: كه براي غير مسلمانان، ايرانيان پيش از اسلام و مسلمانان معاصر (جز ايرانيان و افغانها) كه تاريخ فوتشان بعد از 1800 ميلادي واقع شده يا مي شود، بكار مي رود. مانند:
افلاطون، 427 ؟ - 347 ؟ ق.م.
بهرام چوبين، قرن 6م.
2) تاريخ هجري قمري: كه براي ايرانيان بعد از اسلام كه وفاتشان تا 1304ش (1344ق) اتفاق افتاده و نيز براي اعراب و پروردگان سنت اسلامي كه وفاتشان تا پايان قرن 18 ميلادي رخ داده، به كار گرفته مي شود.
نشانه تاريخ قمري (ق.) است كه چه در مورد سال و چه قرن ذكر مي شود. تاريخ قبل از هجرت نيز با ذكر عبارت قبل از هجرت مشخص مي شود. مانند:
علي بن ابي طالب (ع)، امام اول،23 قبل از هجرت - 40ق.
ابن مسكويه، احمد بن محمد، 421 ق.
زردتشت بهرام پژدو، قرن 7 ق.
3) تاريخ شمسي: كه براي ايرانيان معاصر از 1304 به بعد كه داشتن شناسنامه قانوني مي شود و نيز براي افغانيان معاصر بدون ذكر نشانه اي بكار مي رود. مانند:
هدايت، صادق، 1281 - 1330 .
شاملو، احمد، 1304 -
در مستندسازي نام احزاب، نام مشهور احزاب در هر دوره زماني مورد نظر است. به منظور تفكيك احزاب مختلفي كه با يكديگر اشتراك اسمي داشته اند، پس از نام حزب، تاريخ تأسيس و نام مؤسس آن، همراه با علامت اختصاري م: در داخل پرانتز قيد مي شود. مانند:
حزب جمهوري اسلامي
حزب عدالت(1295)
در صورت مشخص نبودن تاريخ تأسيس يا نام مؤسس حزب، جاي آن علامت سؤال قرار داده مي شود.
نام مستند سازمانها و موسسات، مطمح نظر قرار گرفته است. در مستند سازي نام سازمانها و موسسات، طبعاً نام كامل ذكر و از نامهاي اختصاري خودداري شده است، مگر در مواردي كه نام اختصاري و مخفف، متداول و مشهور در افواه بوده باشد، نظير: يونسكو، ساواك.
براي مستندسازي اسامي سازمان ها و موسسات، آخرين نام به عنوان سرشناسه انتخاب مي شود و ساير اسامي بدان ارجاع داده مي شود. مانند:
وزارت دادگستري
X وزارت عدليه
سازمان كتابخانه ها، موزه ها و مركز اسناد آستان قدس رضوي
X قرآن خانه
قرائت خانه
كتابخانه حضرت
كتابخانه مباركه
اداره كتابخانه
اداره موزه ها
كتابخانه مركزي
كتابخانه مركزي آستان قدس رضوي
كتابخانه مركزي و مركز اسناد آستان قدس رضوي
كتابخانه، مركز اسناد و اطلاع رساني آستان قدس رضوي
موسسه كتابخانه ها، موزه ها و مركز اسناد آستان قدس رضوي
علائم و اختصارات بكار رفته در فهرست مستند اسامي
نك = نگاه كنيد به، بدين معنا كه از اسم انتخاب نشده به اسم مستند بعد از علامت (نك) رجوع شود.
X = نگاه كنيد از، بدين معنا كه اسمي كه در بالاي اينع لامت ذكر شده بجاي اسامي بكار مي رود كه با علامت ( X) مشخص شده اند.
] از آنجا كه تاريخ ساخت مُهرها براي شناسايي اسم مُهرها مفيد مي باشد، سياهه الفبائي اسامي اشخاص با ذكر تاريخ مُهرهاي آنها تهيه و روزآمد مي شود.