طرح تدوين اصطلاحنامه مهندسى*

ترجمه ملوك السادات بهشتي

مركز اطلاعات و مدارك علمي ايران

چكيده:

موسسه اطلاع رساني مهندسي اخيراً اصطلاحنامه اي براي نمايه سازي مواد پايگاههاي اطلاعاتي خود تدوين كرده است. مدخلهاي موجود در واژگان قبلي كه بيشتر "پيش همارا" بودند، به توصيفگرهايي "پس همارا" تبديل شدند. و در نتيجه تعداد زيادي از روابط ساختاري اصطلاحنامه به دست آمد. براي گسترش واژگان، مسائل زير بايد مورد توجه قرار مي‌گرفت: ميزان مناسب پس همارايي تعيين شود؛ تدوين اصطلاحنامه اي در دستور كار قرار گيرد كه بتواند نظام نمايه سازي قديمي را كه امكان تبديل نمايه واژه‌هاي آن وجود ندارد، قابل استفاده كند؛ نياز به كاركنان داخلي موسسه در طول مدت روند تدوين و تبديل اصطلاحنامه مدنظر باشد.

1- پيشينه

"موسسه اطلاعات مهندسي (1)" از سال 1884 تاكنون، در حوزه گسترده مهندسي مركز عمده خدمات اطلاع‌رساني به زبان انگليسي بوده است، تا سالها كار اصلي آن ارائه خدمات چكيده نويسي در چارچوب انتشار "نمايه نامه مهندسي(2)" بود. از سال 1928 به اشاعه اطلاعات گزينشي پرداخت. و از سال 1969 تاكنون دستيابي پيوسته به اطلاعات، اجاره نوارها و توليد ديسكهاي نوري به خدمات سابق افزوده شده است.

چنانكه در شرح چاپي نشر اصلي گنجانده شده است، واژگان نمايه سازي كه اخيراً نمايه نامه مهندسي (3) ناميده شده است، بسيار پيش همارا بود. از آن گذشته، چون اين واژگان در اوايل قرن حاضر و در فضاي كتابداري شكل گرفته بود، اصطلاحات نمايه اي به روال سرعنوانهاي موضوعي عام كتابخانه، يا مقلوب شده و يا داراي تقسيمات فرعي بودند.

ويژگي ممتاز نمايه‌نامه مهندسي در اين است كه براي سهولت تورق، چكيده‌هاي چاپ شده، براساس سرعنوانهاي موضوعي – الفبايي كه در نمايه سازي به كار مي روند، تنظيم شده است. بانكهاي اطلاعاتي، ديگر نوعاً چكيده هايشان را براساس نظم رده اي تنظيم مي كنند كه با نظام نمايه سازي موضوعي – الفبايي آنها كمتر تناسب دارد. اين خط مشي گرايش به استفاده از سرعنوانهاي موضوعي مقلوب دارد و تقسيمات فرعي را براي كنار هم قرار دادن موضوعات وابسته تقويت كرد.

اما بايد در نظر داشت كه هم اكنون تكنولوژي جستجوي اطلاعات و در كنار آن روشهاي نمايه سازي، كاملاً تغيير يافته است. در سال 1967 "اصطلاحنامه علمي و مهندسي (4)" (تست) به عنوان طرح شوراي مشترك مهندسان و وزارت دفاع آمريكا منتشر شد. با آنكه دامنه موضوعي اين اصطلاحنامه، تقريباً همانند نمايه نامه مهندسي است، لكن آنقدر وارد جزئيات نشده بود تا بتواند كليدواژه هاي مورد نياز را براي نمايه‌نامه مدارك زيادي كه زير پوشش نمايه نامه مهندسي قرار مي‌گيرند، به دست دهد. علاوه بر اين، "تست" براي نمايه سازي پس همارا و جستجو به روش "بولي" طراحي شده است، در حالي كه نمايه نامه مهندسي به قصد چاپ تهيه مي شود. اصطلاحات بسيط در "تست" بخوبي متمايز نشده اند. به عنوان مثال در واژگان نمايه نامه مهندسي، توصيفگر "صنايع هواپيماسازي" وجود دارد، در صورتي كه اين مفهوم در "تست" به صورت دو اصطلاح مجزاي "صنايع" و "هواپيماسازي" آمده است. كاربرد اين گونه اصطلاحات "اعم" در نمايه سازي مهندسي، به تراكم بسيار در مدخلهاي واژگاني منجر شده و كار جستجوي مقالات موجود در موضوعات خاص و موردنظر استفاده كننده را مشكل مي سازد. حتي جستجو در بانكهاي اطلاعاتي پيوسته، كه اين گونه مفاهيم در آنها بايد پس همارا باشند، احتمالاً در بسياري موارد به تعداد غيرقابل قبولي از ريزشهاي كاذب مي انجامد.

با گذشت زمان، تعادل ميان كاربرد اطلاعات و عوايد حاصل از آن، به نفع نمايه سازي پس همارا تغيير مي كند. به طوري كه استفاده كنندگان به جستجوي ماشيني اطلاعات عادت مي كنند و در آنها توقع نوعي دستيابي اطلاعات بر مبناي اصطلاحنامه ايجاد مي شود. آنها هم چنين انتظار آن سطح از مساعدت در هدايت از طريق نمايه را دارند كه وصول آن توسط واژگان نمايه نامه مهندسي امكان پذير نبود. با اينكه در مورد مفاهيم مورد نياز نمايه سازي متون مهندسي، واژگان غني وجود دارد؛ اما از آنجا كه اين مفاهيم به طور غيرمستقيم بيان شده اند، براي بيان مفاهيم خاص نمي توان به جايگزيني اين اصطلاحات بسنده كرد.

بايد در نظر داشت، اضافه كردن شبكه اي از ارجاعات متقاطع براي هدايت فرد به واژگان موجود، نيازهاي بيان شده را برطرف نخواهد ساخت. چون با وجود ارجاعات زياد در واژگان نمايه نامه مهندسي، استفاده از اصطلاحات نمايه‌سازي غيرروزآمد، مانع از آن مي شود كه اطلاعات را در زير اصطلاحي بياوريم كه استفاده كننده انتظار دارد.

از اينرو، تصميم به تدوين واژه نامه موضوعي كاملاً جديدي گرفته شد كه اصول تدوين اصطلاحنامه مندرج در پيش نويس جديد استاندارد "سازمان ملي استاندارد اطلاعات (5)" را مبناي كار قرار دهد. اين اصطلاحنامه براي نمايه سازي پس همارا طراحي شده و اسامي مفاهيم را مستقيماً و نه به صورت زيرمجموعه اي از يك رده عام و يا مقلوب به دست مي دهد و در عين حال ساختاري كاملاً هماهنگ و منطبق با ضوابط اصطلاحنامه دارد.

2- برنامه ريزي اصطلاحنامه

تصميم به تدوين اصطلاحنامه بمنظور پاسخگويي به نياز استفاده كنندگان صورت گرفت و هدف اوليه از تدوين آن ارتقاء خدمات بانك "نمايه نامه مهندسي" استفاده كنندگان اين بانك بود، منظور از نگارش اين مقاله، توصيف ويژگيهاي تخصصي طراحي و اجراي اين اصطلاحنامه است و هدف از آن ياري رساندن به استفاده كنندگان جهت بازيابي اطلاعات مهندسي است. مولف اول اين مقاله از طرف موسسه براي تدوين اصطلاحنامه در نظر گرفته شد تا به كمك ويرايشگران فني داخلي آن را به انجام رساند. مولف دوم يعني "برگر"، مدير هيئت تحريريه نمايه نامه مهندسي است و بعنوان مجري طرح انجام وظيفه مي كند.

از آغاز طرح مي دانستيم كه براي طراحي واژه نامه اي كه بتواند نيازهاي حال و آينده استفاده كنندگان را برآورده كند، بايستي اين فكر را كه واژه نامه جديد با نوع قديم آن به هر طريقي سازگار باشد رها سازيم. علاوه بر اين معقول به نظر نمي رسيد كه بانك اطلاعاتي در تمامي خدمات جستجو آماده سازي مجدد گردد، حتي اگر قادر بوديم كه نمايه سازي كل سه ميليون ركورد را تغيير دهيم.

اكثر نظام هاي مديريت و توليد "پايگاههاي اطلاعات نمايه سازي و چكيده نويسي(6) به گونه اي طراحي شده اند كه افزايش مكرر ركورد و ويرايش آنها پيش از انتشار امكان پذير باشد. تغيير و آماده سازي كلان ركوردهاي غيرروزآمد، بويژه "فايل پشتيبان(7)" كه قبلاً ذخيره شده اند مستلزم صرف هزينه و زمان بسيار زيادي است. علاوه بر اين، گسترش اطلاعات جهت روزآمد كردن بانك اطلاعاتي آنطور كه در وهله اول به نظر مي رسد، ساده و پيش پا افتاده نيست. در نهايت بايستي اين تغيير ركورد در مورد تك تك نمايه ها اعمال گردد. در مورد بانك اطلاعات نمايه نامه مهندسي ميزان تغيير ركوردها به علت كثرت تركيبات موجود در ساختار موضوعهاي اصلي و فرعي (8) ممكن است سر به ميليونها بزند.

حتي اگر اين موانع نيز برطرف گردند، ركوردهايي وجود خواهند داشت كه بطور خودكار قابل تغيير نيستند، زيرا در برابر هر اصلاحي لزوماً يك ركورد تغيير نمي كند. اين امر در مواردي مداركي را شامل مي‌شود كه نظام قديم بواسطه يك اصطلاح و در نظام جديد بوسيله يك، دو يا چند اصطلاح نمايه شده اند. بعنوان مثال، در بازنگري فهرست واژگان نمايه نامه مهندسي، عبارت "آهن و آلياژها (9)" و "معادن و استخراج معادن (10)" هريك اصطلاح جداگانه اي محسوب مي‌گردند و يك مدرك نوعاً بوسيله يكي از دو اصطلاح قابل بازيابي است.

از اينرو بايد قبول كرد كه بمنظور استفاده از اين اطلاعات تا آينده اي قابل پيش بيني فايل پشتيبان جدا از "فايل جاري(11)" نمايه گردد. اين شيوه بمنظور نامحدود نگه داشتن واژگان موجود انتخاب شد، در غير اينصورت علاوه بر اينكه مشكلات موجود برطرف نمي گرديد، بطور روزافزون رشد مي يافت.

با آگاهي از اين امر كه نمي توانستيم واژگان قديم و جديد را هماهنگ كنيم و به سادگي نمايه ركوردهاي موجود را روزآمد نمائيم، تصميم گرفتيم كه اصطلاحنامه اي طراحي كنيم كه بيشترين استفاده از اطلاعات گذشته را مقدور سازد. تحليل گران اطلاعات به واژگان قديم آشنايي داشتند و نيازمند راهنمايي بودند تا اصطلاحات مناسب واژگان جديد را به كار گيرند. از آنجا كه تمامي شواهد دلالت بر آن داشت كه جستجوگران اطلاعات جهت بازيابي، بيش از اتكا بر واژگان قديم، عمدتاً بر كليد واژه هاي جديد متكي خواهند بود، لذا در طراحي اين اصطلاحنامه، بمنظور سهولت در بازيابي اطلاعات "فايل پشتيبان" لازم بود علائمي جهت راهنمايي افراد از واژگان جديد به قديم در نظر گرفته شود.

از سوي ديگر، چون بايستي واژگان جديد، مفاهيم مورد نياز را نيز در برگيرد، مقرر گرديد از طريق كم هزينه ترين راه پردازش اطلاعات يعني برداشتن اصطلاحات از فهرست موجود واژگان و تجديد سازماندهي آنها در قالب توصيفگرهاي اصطلاحنامه اقدام شود، اما از افزودن كليدواژه هاي آزاد صرف نظر گردد.

3- روند تدوين:

نرم افزار "سيستم تدوين اصطلاحنامه ليو – پالمر(12)" براي تدوين اصطلاحنامه بكار گرفته شد. اين نرم افزار بطور موثر كاركرد اساسي و حائز اهميتي را در زمينه تدوين اصطلاحنامه ارائه مي دهد. همچنين قابليت ايجاد و فراهم سازي ارجاعات را نيز داراست. بعنوان مثال: چنانچه يك ارجاع "بكار بريد بجاي" (UF) ايجاد شود، نرم افزار بطور خودكار ارجاع "بكار بريد" (USE) را ايجاد مي كند. همينطور اگر يك اصطلاح با رابطه واژگاني حذف گردد، حذفيات متقابل لازم نيز بطور خودكار صورت مي پذيرد. TCS همچنين روابط هر اصطلاح را مشخص مي كند و از روابط متعارض (مثلاً رابطه: اصطلاح اعم / اصطلاح اخص و اصطلاح وابسته / اصطلاح وابسته (13) بين يك جفت اصطلاح جلوگيري مي كند. همران با اين اصطلاحات يك "يادداشت دامنه (14)" از پيش تعريف شده و تعداد زيادي يادداشت براي استفاده كننده مي آيد. همچنين تاريخ ابداع اصطلاح نيز، بطور خودكار ثبت مي شود.

TCS داراي محدوديتهايي هم هست. نسخه موجود در زمان ايجاد اصطلاحنامه، تعاريفي بغير از انواع ارجاعات اصلي ارائه نمي داد و امكان گزارش دهي نيز با محدوديت روبرو بود. همچنين گرفتن درونداد امكان پذير نبود. در عين حال كه فروشنده نرم افزار گزارشات تخصصي را تهيه و اطلاعات فايلهاي داده ها را براساس قرارداد بازخواني مي كند، انتخاب اين نرم افزار بمنظور بهره برداري از كاركردهاي اساسي آن صورت گرفته بود.

گامهاي اساسي در تدوين اصطلاحنامه، تقريباً قابل پيش بيني بود، هر اصطلاحي بازبيني مي شد و مفاهيم مربوط به آن بصورت يك يا چند توصيفگر به شكل مستقيم بيان مي گرديد. ساختار پيوسته ارجاعات تجويزي ‌(USE/UF) و ارجاعات دلالت‌كننده (RT/RT و BT/NT) گسترش‌يافته و يادداشتهاي دامنه در حد ضرورت به آنها افزوده شدند. اصطلاحنامه ها و واژه‌نامه‌هاي متعدد بعنوان ابزار كمك به توسعه روابط واژگاني و دامنه موضوعي اصطلاحات تثبيت شده و اصطلاحات مبهم، از نظر كاربرد در بانك اطلاعات واژگاني مورد بررسي قرار گرفت. در طول اين فعاليت، تدوين كنندگان "نمايه نامه مهندسي" سودمندي اصطلاحات و روابط واژگاني ايجاد شده را مورد بررسي قرار داده و بعنوان كارشناسان صاحب نظر صحت و دقت اصطلاحنامه و تطبيق آن را با نيازهاي "نمايه نامه مهندسي" تعيين نمودند.

يكي از مشكل ترين تصميمات در تدوين هر اصطلاحنامه تعيين درجه پيش همارايي هر اصطلاح است و اصطلاحنامه "نمايه نامه مهندسي" نيز از اين امر مستثني نبوده است. پيروي دقيق از ضوابط و معيارهاي تدوين اصطلاحنامه جهت پس همارايي تركيباتي واژگاني از نوع يك شيء و فرايند مربوط به آن (كارخانه اتومبيل سازي) و يا يك شيء و جزئي از آن (موتور هواپيما)، هم به تقسيم بندي مفاهيم مركب و متعددي منجر مي شود. و هم سبب افزايش مشكلات در نمايه سازي شده و هم احتمال بروز ريزش هاي كاذب در زمان جستجو را قوت مي بخشد. در عوض در حدي كه معيارها اجازه دهند، مفاهيم مركب (مانند دو اصطلاح فوق) كه بصورت مدخل هاي واژگاني در بانك اطلاعات واژگاني قرار مي گيرند بصورت پيش همارا تنظيم يافته اند. تلاش ما براين بوده كه تعادل بين پيش همارايي مفاهيم مركب و انعطاف پذيري در امر پس همارايي براي اغلب اصطلاحات حفظ گردد.

4- فراهم سازي كاربردپذيري گذشته نگر

هيچ موردي از اين ساختار نمي تواند سبب ناديده گرفتن قابليت گذشته نگر اصطلاحات شود. از اينرو نوع خاصي از ارجاعات (USE/UF) كه با قراردادن ستاره اي بر روي هر اصطلاح غير مرجح برگرفته از واژگان قديمي مشخص مي شود.

مانند:

گرافيت مصنوعي

ب ب (uF): گرافيت – مصنوعي*

گرافيت – مصنوعي*

بك (use): گرافيت مصنوعي

ما از ميان امكانات متعدد، اين شيوه را بعنوان مطلوبترين روش برگزيديم. بعلاوه امكان تعريف نشانه ارجاعي خاص (بغير از USE و UF) نبود، زيرا نرم افزار موجود، چنان تعريفي را بدست نمي داد.

جايگزين كردن اطلاعات، بصورت يادداشتي زير اصطلاح مرجح، نيز مورد بررسي قرار گرفت ولي چون زمينه‌ساز دستيابي به اصطلاح غيرمرجح نبود، مورد قبول واقع نشد. زيرا يك يادداشت مي تواند در گزينش اصطلاحات مناسب در فايل پشتيبان به جستجو كننده كنوني كمك كند، اما نمي تواند تحليل گران داده‌ها را كه اصطلاح قديمي را مي شناسند در تعيين شكل جايگزيني آن مددرسان باشد. طبيعتاً برخلاف ظاهر آن، ساخت اين نوع ارجاعات كار ساده اي نيست و ما مي بايستي شماري از مشكلات موجود را مطالعه مي‌كرديم. بعنوان مثال تصميم گرفتيم كه چنانچه يك عنوان موضوعي در واژگان جديد تغيير يافته باشد، براي آن ارجاعي را در نظر نگيريم. اين بدين معني بود كه جستجوگران بايستي دريابند كه چنانچه يك ارجاع ستاره دار Uf زير يك اصطلاح بيايد، اين ارجاع، اصطلاحي است كه بايد در ميان نمايه هاي، قبل از سال 1993 جستجو شود. اما اگر در آنجا ارجاع ستاره داري نبود، بايد اصطلاح اصلي جستجو شود. شق ديگر اين تصميم، ساختن ارجاعاتي بود نظير:

رابط

ب ب: رابط

رابط*

ب ب: رابط*

دريافت ما اين بود كه هرگونه كمكي مانند اين ارجاعات، به ايجاد اغتشاش و ابهام در ذهن استفاده كننده منجر خواهد شد. ساده ترين ارجاعات براي سرعنوانهاي موضوعي اصلي، كه بعنوان يك اصطلاح بكار رفته اند، ساخته مي شود مانند:

ميكروسكوپ الكتروني

ب ب: ميكروسكوپ، الكترون*

ميكروسكوپ، الكترون*

بك: ميكروسكوپ الكترونيكي

ساخت فهرست واژگاني قديم ايجاب مي كرد كه تعداد ارجاعات موضوع هاي فرعي قبلي خيلي بيشتر از ارجاعات موضوعهاي اصلي باشد. اين امر مسائل پيچيده تري را پيش مي آورد. مسئله اساسي اين بود كه آيا ساخت يك ارجاع بايستي از روي تركيب واژگاني موضوع اصلي، موضوع فرعي انجام پذيرد و يا صرفاً از روي موضوع فرعي. تصميم گيري در اين باب مشكل است چرا كه برخي موضوعهاي فرعي تنها با معدودي از موضوعهاي اصلي متفاوت، بكار مي‌رفتند. در حاليكه موضوعهاي فرعي را كه كاربردي عام دارند مي توان با صدها موضوع اصلي به كاربرد و با جستجوي وسيع در بانك اطلاعات ترتيب قرار گرفتن آنها را مشخص كرد.

در پايان به اين نتيجه رسيديم كه ارجاعات بايستي براي همه كاربردهاي ويژه موضوعهاي فرعي ساخته شود. براي اين موضوعها در واژگون نمايه نامه مهندسي سرعنوان مستندي مشخص شده است. در صورتي كه براي كاربرد عام موضوعهاي فرعي كه مي توانند با هر موضوع اصلي مناسبي به كار برده شوند، تنها يك ارجاع از موضوع فرعي به عنوان اصطلاح اصلي ساخته مي شود.

به اين ترتيب چنانچه يك موضوع فرعي بمنظور استفاده با موضوعهاي اصلي متعدد بكار برده شود براي هر كدام يك ارجاع در نظر گرفته مي شود. بعنوان مثال:

توزيع كننده ها (سيال)

ب ب: جريان سيالات – توزيع كننده ها*

كارخانجات شكر – توزيع كننده ها *

دستگاههاي توربين دار – توزيع كننده ها*

جريان سيالات – توزيع كننده ها*

بك: توزيع كننده ها (سيال)*

كارخانجات قند و شكر – توزيع كننده ها*

بك: توزيع كننده ها (سيال)*

دستگاههاي توربين دار – توزيع كننده ها*

بك: توزيع كننده ها (سيال)

از طرف ديگر "مقاومت سايشي" به گونه اي مستند شده است كه مي تواند تحت هر موضوع اصلي مناسبي قرار گيرد.

مقاومت سايشي*

بك: ديرسايي

ديرسايي

ب ب: مقاومت سايشي*

موضوع فرعي كه كاربردي عام دارد و بدون تغيير بصورت توصيفگر درمي آيد نيازي به ارجاع ندارد. با وجود اين، گاهي يك موضوع فرعي پيشين، كه داراي كاربرد عام است با يك يا چند اصطلاح پيش همارا شده است. در چنين مواردي يك ارجاع از تركيب خاص موضوع اصلي و موضوع فرعي بصورت پيش همارا آمده است.

در مواردي نيز براي موضوع فرعي مثل موضوع اصلي، ارجاع ساخته شده است. در مواردي در مثال ذيل "موضوع فرعي" با كاربرد عام "زنگ خوردگي" بصورت يك توصيفگر درآمده، به طوري كه براي آن نيازي به دادن هيچ ارجاعي نيست.

زنگ مس

ب ب: مس و آلياژها – زنگ خوردگي*

بك: زنگ مس

چنانچه اصطلاح سابق دربرگيرنده دو مفهوم موازي باشند، آنها معمولاً بطور جداگانه با يك ارجاع "بكار بريد. يا" بكار برده مي شوند:

علم اطلاع رساني – ترجمه زبان و زبانشناسي*

بك: زبانشناسي يا ترجمه (زبانها)

زبانشناسي

ب ب: علم اطلاع رساني – ترجمه زبان و زبانشناسي*

ترجمه (زبانها)

ب‌ب: علم اطلاع رساني – ترجمه زبان و

زبانشناسي*

5- ارجاعات

مثالهاي فوق نشان مي دهد كه اصطلاحنامه دو نوع ارجاع بك دارد:

بك و USE AND و بك USE OR

بعنوان مثال: شستشوي زغال سنگ

بك: آماده سازي زغال سنگ و شستشو

آهن و آلياژها

بك: آهن يا آلياژهاي آهن

بسته نرم افزاري TCS كه جهت تدوين اصطلاحنامه ها بكار گرفته شد، نمي توانست اين تمايز را ايجاد كند. (ديگر نرم افزارهاي تجاري شناخته شده داراي اين ويژگي هستند). استانداردهايي بايد در نظر گرفته شود كه قادر به برقراري چنين تمايزي باشند زيرا براي تدوين اصطلاحنامه حائز اهميت است. از اينرو تمايزات بطور دستي و بعنوان بخشي از كار بازبيني از سوي ويرايشگران داخلي به اصطلاحنامه نهايي افزوده مي گردد.

6- انتشار اصطلاحنامه:

اصطلاحنامه مهندسي در سپتامبر 1992 منتشر شد و براي استفاده از اطلاعات روزآمدي كه در ژانويه 1993 به پايگاه اطلاعاتي داده شده بود، مورد بهره برداري قرار گرفت. اين اصطلاحنامه دربرگيرنده حدود 9400 توصيفگر (اصطلاحات مرجح) و بيش از 9 هزار مدخل واژگاني (اصطلاحات غيرمرجح) است كه جمعاً تعداد آنها به 18400 مي رسد. كل طرح اصطلاحنامه از ابتدا تا انتها يك سال و نيم به طول انجاميد.

7- پياده سازي نمايه سازي جديد

"نمايه نامه مهندسي" داراي شبكه اي از تحليل گران آزاد يا پيماني است كه اطلاعات را به شكل ماشين خوان چكيده و نمايه مي كنند. اين نمايه نامه همچنين نرم افزار لازم را كه ابزار ورود داده هاست تهيه مي كند. تحليل گران اطلاعات توانستند فقط ظرف دوهفته در نظام جديد نمايه سازي مهارت پيدا كنند.

مجريان نمايه نامه مهندسي جهت سهولت در امر انتقال داده ها و پرهيز از برنامه ريزي جديد و گسترده، تصميم گرفتند بخش اعظم ساختار فعلي نمايه سازي و نشانه فيلد آنها را حفظ كنند. ساختار قبلي "نمايه سازي" شامل يك موضوع "اصلي" واحد، يك موضوع فرعي معرف موضوع اصلي، اصطلاحات كنترل شده افزوده واژگان كه مي توانستند يا به شكل سرعنوانهاي تعريف شده و يا تركيبات موضوع اصلي – موضوع فرعي باشند، اصطلاحات زبان آزاد (كليدواژه ها و عبارات كنترل نشده) ظاهر شوند.

ساختار جديد نمايه نامه هنوز يك موضوع اصلي دارد كه برگرفته از اصطلاحنامه است. سرعنوانهاي اصلي موضوع اساسي يك مقاله را منعكس مي كنند و بايستي با دامنه موضوعي مجله اي كه مقاله در آن چاپ شده همخواني داشته باشد. بعنوان مثال چنانچه مقاله اي پيرامون آلودگي رودخانه در يك مجله "آب‌شناسي" باشد، موضوع اصلي "رودخانه" خواهد بود. چنانچه مقاله در يك نشريه زيست محيطي منعكس گردد، موضوع "آلودگي آب" ترجيح داده مي شود.

ساختار موضوعهاي فرعي كنار گذاشته شد بجز 16 اصطلاح خيلي اعم به نام "توصيفگرهاي معرف" كه در پيوست آمده است. اين توصيفگرها بندرت و تنها در مواردي بكار مي روند كه معرف مهمترين نكته مقاله باشد. (در واقع، توصيفگرهاي معرف تاكنون به كار نرفته اند و كاربردشان در مواردي است كه تحت يك موضوع اصلي تجمع بيش از حد واژه ها وجود دارد).

تعداد اصطلاحات و واژگان كنترل شده و افزوده گذشته (از اصطلاح اوليه) از شش به نه رسيده تا تحليل گران داده ها بتوانند تعداد كافي توصيفگر جهت ارائه مفاهيمي كه سابقاً با اصطلاحات كمتر پيش همارا بيان شده اند، به كار برند. تعداد اصطلاحات زبان آزاد تا 9 عدد مجاز شده است تا امكان كاربرد "اصطلاحات آزاد كنترل شده" مانند اسامي اماكن جغرافيايي كه به عنوان سرعنوانهاي فرعي به كار رفته اند، بوجود آيد.

در نظام قبلي نمايه سازي پيش همارا در مورد آلياژها به نحو خاصي عمل مي شد. موضوعهاي اصلي با استفاده از عناصر موجود در آلياژها ساخته مي شدند مانند: "آلياژهاي آلومينيم، مس، نيكل". در ساختار جديد، توصيفگر "آلياژهاي آلومينيم" (آلومينيم مهمترين عنصر موجود در آلياژ است)، و اصطلاح مركب قبلي به عنوان يك اصطلاح آزاد زبان در نظام وارد مي شود.

8- رويارويي با نظام قديم و جديد

روند توليد در "نمايه‌نامه مهندسي" به‌گونه‌اي است كه ظرف كمتر از دوماه، فعاليتهاي ورودي، پردازش و خروجي آن بطور همزمان به اجرا در مي آيد. از اينرو مي بايست ركوردهاي نمايه شده به "شيوه قديم" (موجود در بانك اطلاعات دسامبر 1992) و نمايه هاي تهيه شده به "شيوه جديد" (از ژانويه 1993 به بعد) ارزشيابي گردد. اين امر مستلزم برنامه ريزي مجدد بود، اما در زمان ثبت و ضبط به انجام رسيد.

هدف ما اجتناب از نمايه سازي مجدد هر ركورد بود، اما متاسفانه پس از انقضاء تاريخ مقرر جهت ايجاد بانك اطلاعاتي 1992، در حدود 5 هزار ركورد نمايه سازي شده به "شيوه قديم" دريافت شد كه بايستي مجدداً نمايه سازي شوند. چون ارجاعات "ب ب ستاره دار" در اصطلاحنامه مهندسي برگردان اطلاعات را امكان پذير مي ساخت، توانستيم جهت تبديل اين اطلاعات از دانشجويان رشته مهندسي استفاده كنيم. موفقيت حاصل از اين شيوه تبديل اطلاعات، نشانگر آن است كه اين ارجاعات خاص به استفاده كنندگان در رسيدن از اصطلاحات قديم به جديد كمك كرده اند.

9- از اين كار چه آموختيم؟

اولين و مهمترين مسئله آن است كه تدوين اصطلاحنامه مستلزم تصميم گيريها و توافق هاي زيادي است كه به يك نسبت هم قانع كننده نيستند. هنگاميكه در مورد هر طرحي جهت اصلاح نمايه – واژگان بانك اطلاعاتي اقدام مي شود، بايد به عواقب آن نيز در ايجاد برخي ناسازگاريها انديشيد و به بازبيني دقيق اطلاعات جهت رفع نيازهاي حال و آينده اهتمام ورزيد. در حاليكه تهيه كنندگان بانك اطلاعاتي بايستي تا جايي كه امكان دارد براي حفظ سازگاري و هماهنگي گذشته نگر بكوشند، اما نبايد اجازه دهند كه ارزش حفظ سازگاري مانع از اين شود كه بانك اطلاعاتي مفيد و جاري نگه داشته شود. اين وضعيت ناشي از مشكلات غير روزآمد بودن اصطلاحات و ساختار نمايه سازي است كه به مرور زمان حادتر مي شود. احتمال خطر براي توليدكنندگان بانك اطلاعاتي، قرار گرفتن در وضع كتابخانه كنگره است كه در ايام تهيه فهرست برگه ها در تغيير سرعنوانهايي نظير "Aeroplanes" به كار برد رايج آن تاخير كردند. اينگونه روزآمد كردن اطلاعات به اين دليل كه برگ آرايي هاي مجزاي عنوانها را نمي شد مورد بررسي قرار داد، مستلزم تغيير سرعنوانهاي تايپ شده در برگه دانهاي متعدد بود. متاسفانه اين تغيير، زماني انجام گرفت كه تعداد برگه‌دانها افزايش يافته بود.

روزآمد كردن كارهايي از اين دست، بي‌دردسر انجام نمي شود. در حاليكه اصطلاحات جديد را مي‌توان بمرور زمان اضافه نمود، تغيير در ساختار زيربنايي واژگان نمايه سازي را نمي‌توان بتدريج انجام داد. با وجود تكنولوژي و شيوه هاي جديد، كار عظيم روزآمد كردن ركوردها و نيز باركردن اين اطلاعات روزآمد شده بر روي هر يك از سرويس هاي متعدد جستجو، وظيفه سنگيني شمرده مي شوند. توافقها بايستي با هماهنگي و سازگاري انجام پذيرد، لكن همين توافقها كليد قابل استفاده نگاه داشتن بانك اطلاعاتي در مدت زماني طولاني است. از اين رو و همانگونه كه نشان داديم، توافق هاي خلاق مي تواند امكان كاربرد موثر اطلاعات فايلهاي پشتيبان را در ارتباط با واژگان جديد فراهم سازد.

گو اينكه هدف اين طرح، ساخت اصطلاحنامه اي با استفاده از مفاهيم موجود در واژگان نمايه نامه مهندسي بوده است، اما در واقع اجراي آن به اين سادگي ها هم نبود و بالاخره بايد گفت، اصطلاحاتي كه نامتناسب هستند در طول ساليان دراز به هر فهرست واژگاني رخنه مي كنند و لازم است شناسايي شوند و حتي المقدور از فهرست واژگاني حذف گردند. هرچند تعداد آنها كم است اما وجود آنها قابل انكار نيست.

همين طور، اصطلاحات منسوخي وجود دارند كه نمايانگر واژه‌هاي تغيير شكل يافته و يا موضوعهايي هستند كه ديگر در بانك اطلاعات وارد نمي شوند، شناسايي درست اين نوع اصطلاحات مستلزم جستجوي تعداد زيادي واژه در بانك اطلاعاتي است. بعلاوه، اين سوال مطرح است كه تا چه حد بايد اصطلاح نادر يا قديمي باشد تا بتوان آنرا از اصطلاحنامه حذف نمود. چون اصطلاحنامه مهندسي كاري جديد و نشانگر تغيير جهت كامل در شيوه نمايه سازي بود، تصميم بر آن شد كه در مورد گنجاندن اصطلاحات مورد استفاده در نمايه سازي سخاوتمندانه عمل شود. هنگاميكه اصطلاحنامه روزآمد مي شود، مناسب است كه ضوابطي جهت ضبط اصطلاحات براي مقاصد نمايه سازي تعيين گردد. اصطلاحاتي كه ديگر در نمايه سازي بكار نمي روند، مي توان براي مقاصد جستجو همراه با نشانه اي دال بر دوره زماني اعتبار آنها در اصطلاحنامه باقي گذاشت.

در يك طرح براي تدوين اصطلاحنامه در حالي كه همزمان توليد يك كار نيز در دست انجام است، تصميم مورد استفاده از مشاور خارجي و انجام كار تدوين در درون سازمان، از جمله كارهاي دشوار است. كاركنان داخلي با كار و نيازهاي مرتبط با آن بيشتر از هر فرد خارجي آشنا هستند. از طرف ديگر، اولويت نخست آنها بايد مطابق مقتضيات روز، توليد كار باشد. آنها همچنين ممكن است برايشان دشوار باشد كه برخوردي واقعگرايانه از نياز براي تغيير داشته باشند، زيرا هر نوع تغييري، مشكل اجرايي ديگري برايشان به بار مي آورد. در عوض يك مشاور نيز مي تواند بدون تاثيرپذيري از اطلاعات قديمي و ضرب الاجل ها و با داشتن تجارب فراوان در زمينه فرايند طرح و توسعه واژگان نظر جامعتري ارائه نمايد.

مجريان طرح، در اختيار داشتن يك مشاور را ترجيح دادند، اما احتمالاً هيچيك از ما متوجه مسئوليت خطيري كه بر عهده ويرايشگران فني سازمان بود، نشدند. اين مسئوليتها شامل برقراري ارتباط مشاوره و راهنمايي و بطوركلي ضمانت انطباق متن نهايي اصطلاحنامه با نيازهاي سازمان مي‌گرديد. براي آنكه مشاور بتواند با سرعت تمام روي طرح كار كند، ضروري است كه كاركنان سازمان پابه پاي او حركت كنند، در عين حال كه اطلاعات خود را نيز بطور مستمر ارائه مي دهند. ويرايشگران فني نمايه نامه مهندسي، "روبرت كرپل(15)"، "لياكافمن(16)" و "ماروپيتارو (17)" از آغاز تا پايان با اين طرح همكاري داشته اند. آنها هم مسئوليت ضمانت صحت و اعتبار اصطلاحات و روابط واژگاني را به عهده داشته اند و هم مسئوليت اينكه اصطلاحنامه، بازتابي از دامنه موضوعي بانك اطلاعاتي باشد.

استقبال از اصطلاحنامه مهندسي بسيار پرشور بود كه خود نشانگر برآورده شده دقيق نيازهاي موجود است. اصطلاحنامه بايستي همچنين به كاربرد وسيعتر بانك اطلاعات كمك كند، بطوريكه جستجوگران بتوانند اطلاعاتي را كشف كنند كه از نظام قبلي به دست نمي آمد و به اطلاعاتي دسترسي يابند كه بازيابي آنها در گذشته مشكل بود.

1- Engineering Information (EI)

2- Engineering Index

3- SHE: Subject Heading s for Engineering

4- Thesaurus of Engineering and scientific Terms (TEST)

5- National Information Standards Organization (1992)

6- A & I Database

7- Back Files

8- Heading – Subheading Structure

9- Iron – Alloys

10-Mines and Mining

11-Current Files

12-Lia – Palmer Thesaurus Construction System

13-BT/NT and RT/RT

14-Scope Note

15-Robert Kreppel

16-Leah Kaufmann

17-Mauro Pittaro

منابع:

- Engineering Index was First published in 1884 as Index Notes a Section in the October 1884 issue of the Journal of the Association of Engineering Societies.

- For a history of Engineering Information from 1884 to 1984 see Descriptive Index of Current Engineering Literature Volume 1 (Reprint), Engineering Information Inc New York, NY, 1984.

- National Information Standards Organization (1992) Proposed American National Standard Guidelines for the Construction Format, and Management of Monolingual Thesauri. Bethesda, MD: NISO (ANSI/NISO Z39.19-199x).

پيوست:

توصيفگرهاي معرف

Accessories ضمائم Manufacture توليدات  Analysis تحليل Measurements ابعاد Applications كاربردها Planning برنامه ريزي Calculations محاسبات Processing پردازش Components اجزاء Production توليد Design طرح Research تحقيق Equipment تجهيزات Selection گزينش Evaluation ارزيابي Testing آزمون  

* Jessica L.Milstead; Mary C. Berger. “The Engineering Information Thesaurus Development Project” Information Services & Use 13, 1993, pp. 71-80