بخش آماده سازي و آرشيو مديريت اسناد و مطبوعات از سال 1376 نمايه سازي اسناد، مقالات خراسان و عكس ها را آغاز كرد و اين كار با استفاده از اصطلاحنامه اصفا، اصطلاحنامه توسعه فرهنگي آسيا يونسكو، سرعنوانهاي موضوعي فارسي و تعداد ديگري از اصطلاحنامه هاي موجود در بخش انجام مي شد.
جهت سر و سامان دادن به امور نمايه سازي بخش و بعلت نبود واژگان كنترل شده در روند نمايه سازي اسناد، مقالات و عكس ها، از ارديبهشت ماه 1381 جلساتي در بخش تشكيل شد و تلاشهايي هرچند كوچك براي تعيين اصول و دستورالعملهاي تدوين اصطلاحنامه انجام گرفت. لازم به ذكر است تدوين اين اصطلاحنامه بر مبناي ساختار اصفا انجام خواهد شد.
الف) اصطلاحات
ب) ارتباط بين اصطلاحات
الف) اصطلاحات: اصطلاحات دو نقش اساسي دارند:
1- نقش توصيفگر
2- نقش غيرتوصيفگر
1- توصيفگر يا اصطلاحات مرجح اصطلاحاتي هستند كه طبق تشخيص متخصصان در حوزه ذيربط متداولند و به لحاظ معنا شناسي مراجعه كننده را بهتر از هر اصطلاح ديگر به مفهوم مورد نظر رهنمون مي شوند. اين توصيفگر ها بدنه اصلي اصطلاحنامه را تشكيل مي دهند و در يك اصطلاحنامه هيچ اصطلاحي نمي تواند در يك مقوله توصيفگر و در مقوله ديگر غيرتوصيفگر باشد.
نظر به اينكه عامل ايجاد ارتباط بين توليدكنندگان و كاربران اطلاعات زبان است، گزينش مناسبترين واژگان براي بيان مفاهيم و موضوعات اهميت بسيار دارد.
1-كنترل مترادفها، مشابه ها و متضادها: حتي المقدور بايد از واژه هاي علمي و فني مناسب با نياز استفاده كننده بهره برد و در صورت مبهم بودن اين واژه ها از واژه هاي كلي تر استفاده كرد. همچنين واژه هاي جاري به واژه هاي منسوخ و واژه هاي ساده به واژه هاي مركب ارجحيت دارند. در هر حال بايد با استفاده از ارجاع (بك) به كار ببريد، توصيفگر ها و غيرتوصيفگرها را در نظام وارد كرد.
اسم مثل: آب، گياهان، جانورشناسي
اسم و صفت مثل: كتابخانه هاي روستايي
اسم با توضيحگر مثل: حركت(فلسفه)، حركت(فيزيك)، تكلف(كمك هزينه)
عبارت مثل: كاشي و كاشيكاري
عبارت با حرف اضافه، سعي مي شود از اين حالت كمتر استفاده شود آنهم در مواردي كه در اصطلاحنامه هاي موجود ذكر شده باشد. مثل: جانبداري از حقوق زنان، پيشگيري از آلودگي. در غير اين صورت، مي توان با توجه به زبان نمايه سازي آزاد توصيفگر جديد را پيشنهاد و پس از تأئيد در جلسه نمايه سازي بخش بكار برد.
2-كنترل شكل واژه ها و ريشه لغات: تصميم گيري درست در كنترل شكل واژه ها و ريشه هاي لغات، مشكل ترين تصميم در ساختن اصطلاحنامه مي باشد كه شامل موارد زير مي شود:
- املاي كلمات: از ميان واژه هايي كه دو يا چند املاء دارند، رايج ترين و درست ترين آن را انتخاب كنيد و از ديگر صورت ها به املاي مرجح ارجاع دهيد. مانند:
ذغال بكار ببريد زغال، طهران بكار ببريد تهران
نيز در خصوص رسم الخط فارسي، شيوه رسم الخط مكتوب در مقدمه فهرست سرعنوانهاي موضوعي فارسي صفحه پنجاه يك الي پنجاه و سه (ضميمه 7) رعايت خواهد شد.
- شكلهاي اختصاري توصيفگرها به كار نمي روند مگر در مواردي كه براي استفاده كنندگان آشنا بوده يا رواج بين المللي داشته باشد]. مانند: يونسكو
- نام افراد، سازمانها و احزاب: از اصول و دستورالعملهاي مكتوب مستند سازي اسامي اشخاص، احزاب و سازمانها مندرج در صفحات استفاده مي شود.
- آوردن اسم مصدر، حاصل مصدر و اسم بجاي مصدر: مثل گفتار و ريزش به جاي گفتن و ريختن
- قواعد جمع و مفرد: قواعد جمع و مفرد مكتوب در صفحه بيست و نه و سي مقدمه فهرست سرعنوانهاي موضوعي فارسي(ضميمه 8) رعايت خواهد شد.
- توصيفگر سال را با شكل عددي آن و بدون ذكر كلمه سال، مورد استفاده قرار دهيد. مانند:
1352، 1945م، 1420ق.
سال شمسي را بدون ذكر حرف ش. بنويسيد. سال ميلادي را با حرف م. نشان دهيد و سال قمري را با حرف ق.
الف) در اعلام جغرافيايي داخلي، علاوه بر تك تك شهر ها و شهرستانها، نام استانهاي كشور نيز سرشناسه قرار مي گيرد. مانند: خراسان، گلستان
در خصوص نام استانهايي كه با نام مركز آن استان همنام مي باشند كلمه استان در داخل پرانتز جلوي نام استان ذكر مي شود. مانند: يزد(استان)
ب) در ثبت اسامي شهرهاي كشور، نام جديد آنها را به عنوان سرشناسه برگزيده شده و از اسامي قديم به نام جديد ارجاع داده مي شود.مانند: ترشيز بك كاشمر
در مواردي كه اسامي قديم و جديد به لحاظ محدوده جغرافيايي تطابق تام ندارند هر دو اسم مي آيد. نظير: عثماني، تركيه، خراسان، خراسان بزرگ.
ج) در اعلام جغرافيايي خارجي نام قاره ها، كشورها و شهرها ذكر مي شود.
الف) در نمايه سازي ايلات، علاوه بر ايلات و ايلات مادر (بزرگْ ايل) طايفه هاي مستقل كه وابسته به ايل خاصي نيستند نيز بعنوان سرشناسه آمده است. توضيح آنكه، مقصود از "ايل مادر" يا "بزرگ ايل" ايلي است كه در درون تشكيلات خود، به شاخه هاي بزرگي تقسيم شده است كه هر كدام را به تنهايي نيز، ايل ناميده اند. براي نمونه، مي توان از ايل بزرگ زعفرانلو در خراسان نام برد كه خود شامل ايلاتي چون بيچرانلو، پهلوانلو، توپكانلو، حمزه كانلو، رشوانلو، روتكانلو، زيدانلو، سيوكانلو، صوفيانلو، قاچكانلو، قهرمانلو، كيكانلو، ميلانلو و … مي باشد. كلمه ايل در ابتداي نام ايلات و عشاير ذكر مي شود. مانند: ايل زعفرانلو
دلايل ذكر كلمه ايل در ابتداي نام ايلات وعشاير: اول، نام تمامي ايل ها در زير هم قرار مي گيرد و از پراكندگي نامها جلوگيري مي شود. ديگر، با ذكر كلمه ايل، اسامي اشخاصي كه برگرفته از نام ايل مي باشد از نام ايل تفكيك ميشود.
ب) طايفه ها و تيره هاي وابسته به ايلات، ارجاعات ايل متبوع محسوب مي شوند.
ج) ايلاتي كه داراي نام مشترك مي باشند با تفكيك استاني آمده است، هر چند به لحاظ ريشه تاريخي، بعضاً منشاء واحدي داشته باشند. براي نمونه، مي توان از "ايل افشار" نام برد كه يكي از بزرگترين ايلات گذشته كشور بوده و در حوادث و وقايع عصر صفوي، ضمن حوادث منطقه خوزستان، از آن ياد شده است ولي بعدها بتدريج، طوايفي از اين ايل، در نقاط گوناگون و از آن جمله آذربايجان، خراسان، كرمان، زنجان، فارس، سيستان و همدان پراكنده شده اند. مانند:
ايل افشار(خراسان)، ايل افشار(خوزستان)
گروه موضوعهايي كه ممكن است تا بحال به عنوان توصيفگر بكار نرفته باشند ولي مي توانند در صورت لزوم توصيفگر قرار بگيرند عبارت اند از:
1- نام طوايف، قبايل و خاندانها
2- نام سازمانها
3- نام نواحي و مناطق
4- نام مناظر و بناهاي باستاني
5- نام پديده هاي طبيعي، مثل خليج ها، كويرها، درياها،درياچه ها، رودها، كوهها، آتشفشانها، دماغها
6- نام بناها، مثل ساختمانها، قصرها، بناهاي تاريخي، زيارتگاهها، مساجد، موقوفه ها، مزرعه ها، قلعه ها، دژها، پلها، كانالها، خندقها، سيلوها
7- نام نواحي شهري، مثل بزرگراهها، بلوارها، ميدانها، خيابانها، بخشهاي شهري
8- نام پاركها، جنگلها، بيشه ها
9- نام انواع حيوانها و گياهان
10- نام تركيبات شيميايي
2- غيرتوصيفگرها يا اصطلاحات نامرجح، اصطلاحاتي هستند كه مستقيماً بكار گرفته نمي شوند. اين اصطلاحات يا مترادف اصطلاحات ديگرند يا براساس تشخيص متخصصان به علل مختلف به جاي آنها بكار برده مي شوند و به توصيفگر ها ارجاع داده مي شوند.
3- براي جلوگيري از ابهام در بكارگيري اصطلاحات تدابير زير نيز بكار رفته است:
- يادداشت دامنه: معمولاً براي اصطلاحاتي كه از نظر مفهوم و يا دامنه كاربرد ابهام دارند توضيحات لازم افزوده مي شود. اين يادداشتها در مرحله نمايه سازي و جستجو مي توانند مفيد واقع شوند:
مثال: ناتواني هاي يادگيري
"ي.د: منظور ناتواناييهاي فردي در يادگيري است"
- توضيحگر: گاهي توصيفگر به گونه اي است كه از نظر حوزه كاربرد ابهام ايجاد مي كند. براي جلوگيري از اشتباه، حوزه كاربرد اصطلاح در مقابل آن آورده مي شود. مثل: اشارات(ارتباطات)، انتقال(روانشناسي)، انتخاب مواد(كتابخانه) و تكلف(كمك هزينه).
ارتباط بين توصيفگر ها مي تواند اعم، اخص يا مرتبط باشد. با در نظر گرفتن محدوديت هاي فعلي بخش و لزوم همكاري با متخصصان موضوعي، تدوين ارتباطات اعم، اخص و مرتبط بين موضوعات به وقت ديگر(در صورت امكان، طي يك طرح پژوهشي با همكاري متخصصان موضوعي) موكول مي گردد.
كليه اصطلاحات بكار رفته توسط نمايه سازان بخش در نمايه سازي اسناد، مقالات خراسان و عكس ها كه سياهه كليد واژه هاي مجزاي هر يك تهيه شده، به كار گرفته مي شود. اين مجموعه، منبعي بسيار مناسب براي شروع كار است. براي دسترسي به ديگر اصطلاحات، با استفاده از اصطلاحنامه ها ، سرعنوانهاي موضوعي، كتابهاي مرجع و ساير منابع سعي مي شود اصطلاحات گردآوري شده اصلاح و كامل شوند. اصطلاحات هر شاخه موضوعي مورد بررسي قرار خواهند گرفت. لازم به ذكر است جهت بكار گرفتن اصطلاح جديد ضروري است همكاران، كاربرگه پيشنهاد توصيفگر جديد را تكميل و در جلسات نمايه سازي بخش مطرح نمايند. نمونه اين كاربرگه در قسمت ضمائم وجود دارد.
با توجه به نوع مداركي كه در بخش نمايه سازي مي شود حوزه هاي زير تعيين شده است:
1- آستان قدس رضوي شامل حريم حرم رضوي، ساختار تشكيلات اداري آستان قدس از جمله ادارات، موسسات و سازمانهاي وابسته و مشاغل
2- مشهد شامل اوضاع سياسي، فرهنگي، اجتماعي، تاريخي
3- خراسان شامل اوضاع سياسي، فرهنگي، اجتماعي، تاريخي
براي سهولت بهره گيري از اصطلاحنامه، اصطلاحات در اشكال زير تدوين خواهد شد:
الف) نمايه الفبايي
ب) ساختار رده اي
ج) نمايه سلسله مراتبي¬
در اين نمايه، كليه توصيفگر ها و غيرتوصيفگر ها به ترتيب حروف الفبا مدخل قرار مي گيرند. غيرتوصيفگر ها با علامت (بك) به معني بكار ببريد به توصيفگرها ارجاع داده مي شوند. در ذيل توصيفگرها، اصطلاحات غيرتوصيفگر پس از نشانه ارجاعي (بجاي) آورده مي شوند. اگر اصطلاح در ارتباط سلسله مراتبي، اصطلاح راس داشته باشد ذيل ارجاعات مي آيد. ممكن است اصطلاح اعم يك توصيفگر و اصطلاح راس آن يكي باشد. مانند:
بجاي. حوزه اماكن متبركه
اماكن مقدس و متبركه رضوي
اعم. آستان قدس رضوي
اخص. حرم امام رضا (ع)
راس. آستان قدس رضوي
ب) ساختار رده اي
در ساختار رده اي توصيفگرهاي هر حوزه و نوع رابطه شان با ديگر اصطلاحات مشخص خواهد شد و با توجه به علائم بكار رفته كه ذيلاً به آنها اشاره مي شود، ارتباط هر اصطلاح از نظر اعم، اخص و يا مرتبط بودن با ساير اصطلاحات به راحتي قابل تشخيص خواهد شد.
در اين ساختار رابطه عام به خاص از بالا به پايين است. هر تو رفتگي نشانگر اخص بودن يا مرتبط بودن اصطلاح نسبت به اصطلاح بالايي است.
علامت (¯) در برابر توصيفگر تو رفته بيانگر مرتبط بودن اصطلاح نسبت به اصطلاح بالايي و علامت (Ÿ) بيانگر اخص بودن اصطلاح نسبت به اصطلاح بالايي است. مانند:
Ÿ رواق دارالولايه
ج) نمايه سلسله مراتبي
در اين نمايه مجموعه اصطلاحاتي كه در ساختاري رده اي تشكيل يك نظم سلسله مرتبه اي را داده اند، بنابر بالاترين اصطلاح اعم (اصطلاح راس) مدخل قرار گرفته به ترتيب حروف الفبا مرتب خواهند شد.(در آينده مثال اين قسمت تهيه و نوشته خواهد شد)
اعم = اصطلاح اعم
اخص = اصطلاح اخص
راس = اصطلاح راس
مرتبط = اصطلاح مرتبط (وابسته)
بجاي = بكار بريد بجاي. اين كلمه قبل از غيرتوصيفگر آمده، نامرجح بودن اصطلاح را نشان مي دهد.
بك = بكار بريد. غيرتوصيفگر را به توصيفگر ارجاع مي دهد.
ي.د. = يادداشت دامنه
¯ = در ساختار رده اي و قبل از توصيفگر مي آيد و نشان دهنده مرتبط بودن اصطلاح با اصطلاح بالايي جلو رفته است
Ÿ = در ساختار رده اي و نمايه سلسله مراتبي قبل از هر توصيفگر مي آيد و نشان دهنده اخص بودن اصطلاح نسبت به اصطلاح بالايي جلو رفته است.
] در توصيفگرهاي اسناد كوتاه نوشت (كذ) در داخل پرانتز كوتاه نوشت كذالك به معني اينچنين بنظر مي رسد است.
قابل ذكر است يكي ديگر از اشكال قابل تهيه، نمايه گردشي است كه به علت عدم وجود نرم افزار مخصوص جهت تهيه آن، بخش امكان تدوين اين نوع نمايه را براي اصطلاحنامه ندارد.